L’inventaire, ce moment où il faut compter, vérifier et parfois recompter ce qui se trouve réellement dans l’entrepôt… Pourtant, avec un peu d’anticipation et une bonne méthode, préparer son inventaire peut devenir une opération beaucoup plus simple, et surtout, très utile pour améliorer la fiabilité de ses stocks.
En résumé
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Pourquoi bien préparer son inventaire de stock ?
Avant de parler préparation, rappelons rapidement l’objectif d’un inventaire. Un inventaire de stock consiste à compter physiquement les marchandises présentes dans l’entreprise, puis à comparer les quantités réellement constatées avec celles enregistrées dans le système informatique. Autrement dit : est-ce que ce que mon logiciel m’indique correspond réellement à ce que j’ai dans mon entrepôt ?
Cette comparaison permet notamment de faire apparaître des écarts liés à des erreurs de saisie, des mouvements non enregistrés, de la casse, des pertes ou encore des erreurs de préparation. En France, l’inventaire possède également une dimension comptable. Le Code de commerce impose aux entreprises de contrôler l’inventaire au moins une fois tous les douze mois.
Mais au-delà de cette obligation, l’inventaire est surtout un indicateur de la fiabilité de votre gestion des stocks. Si les écarts sont nombreux, ce n’est pas forcément le comptage qui est en cause. Ils peuvent révéler des problèmes plus profonds dans les processus de réception, de rangement, de picking ou d’enregistrement des mouvements.
Comment préparer son inventaire ?
Un inventaire efficace ne commence pas au premier produit compté. Il commence plusieurs jours, voire plusieurs semaines avant, avec la préparation de l’entrepôt et des données.
Définir le périmètre de l’inventaire 📏
Qu’est-ce qu’on va compter ? C’est la première question à se poser. Cette étape permet de déterminer le périmètre du comptage et d’éviter les zones oubliées ou, à l’inverse, les produits comptés deux fois.
Il faut également identifier les stocks nécessitant une attention particulière : produits en quarantaine, retours clients, marchandises endommagées, stocks déportés, produits en attente de réception ou d’expédition… Pour un inventaire complet, chaque produit doit pouvoir être rattaché à une référence et à un emplacement clairement identifiés.
Ranger et identifier les zones de stockage 🧹
Compter un entrepôt mal rangé, ça ressemble un peu à chercher ses clés dans une maison en désordre : c’est possible, mais ce sera forcément plus long. Avant l’inventaire, prenez donc le temps de :
- Ranger les marchandises ;
- Regrouper les produits lorsque cela est pertinent ;
- Identifier clairement les emplacements ;
- Vérifier les étiquettes et codes-barres ;
- Isoler les produits endommagés ou non conformes ;
- Identifier les palettes, cartons ou produits en attente de traitement.
L’organisation physique du stock facilite ensuite le comptage et réduit le risque d’oublier ou de compter deux fois une même marchandise. L’identification et l’étiquetage cohérents des articles constituent d’ailleurs une base importante de la fiabilité du stock.
Avec Satelix WMS, les produits sont associés à leurs emplacements dans l’entrepôt et les mouvements sont enregistrés au fil des opérations. L’objectif est de savoir plus facilement quoi compter et où le trouver au moment de l’inventaire.
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Traiter les mouvements de stock avant l’inventaire 🔁
C’est certainement l’un des points les plus importants ! Avant de lancer le comptage, il faut s’assurer que les mouvements physiques et informatiques sont cohérents. Si une palette est physiquement arrivée dans l’entrepôt, mais que sa réception ne soit pas encore enregistrée, vous la comptez pendant l’inventaire, puis vous enregistrez sa réception ensuite. Mais vous risquez de créer artificiellement un écart.
Les réceptions, expéditions, transferts et autres mouvements en attente doivent donc être traités ou clairement isolés avant le comptage.
🔗 À lire : Inventaire de fin d’année : comment éviter les erreurs fréquentes ?
Préparer les équipes et répartir les zones 🚧
Un inventaire, c’est aussi une affaire d’organisation humaine. Chaque opérateur doit savoir :
- Quelle zone il doit inventorier ;
- Dans quel ordre effectuer le comptage ;
- Comment identifier une référence ;
- Comment saisir la quantité constatée ;
- Que faire en cas de produit inconnu ou mal positionné ;
- Comment signaler une anomalie.
👉 L’idéal est de définir une méthode commune avant le jour J.
Préparer les outils de comptage 🧮
Papier, tableur, douchette, terminal mobile… Plusieurs méthodes sont possibles. L’essentiel est que les opérateurs puissent identifier l’emplacement, la référence et la quantité comptée. Dans un environnement équipé d’un WMS (Warehouse Management System), le terminal mobile peut simplifier cette opération grâce au scan des emplacements et des articles.
C’est également l’intérêt de Satelix WMS : accompagner les opérateurs directement sur le terrain avec des terminaux mobiles et centraliser les informations dans le système, plutôt que de multiplier les feuilles papier et les ressaisies. Moins de ressaisie, c’est aussi moins d’occasions de transformer un « 12 » en « 21 » (un exemple qui arrive malheureusement trop souvent…).
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Comment réaliser le comptage le jour de l’inventaire ?
Compter méthodiquement, zone par zone 📍
Pour éviter les oublis, le comptage doit suivre une logique claire.
Par exemple : Zone ➡️ Allée ➡️ Emplacement ➡️ Article ➡️ Quantité.
Chaque emplacement traité doit pouvoir être identifié comme compté afin d’éviter les doublons. Pour les produits gérés par lot ou numéro de série, le niveau de précision doit naturellement être conservé pendant l’inventaire. Les outils de gestion peuvent ainsi produire des listes détaillées par référence, emplacement, lot ou numéro de série.
Ne pas se fier uniquement au stock théorique ❌
L’objectif d’un inventaire est justement de vérifier le stock informatique. Il faut donc éviter que la quantité théorique influence le comptage de l’opérateur. Si le système annonce 48 pièces et que l’opérateur en trouve 46, son rôle est de déclarer 46, pas de chercher à tout prix les deux produits permettant d’arriver au chiffre attendu.
👉 Le stock réel doit d’abord être constaté et l’écart sera analysé ensuite.
🔗 À lire : Écart de stock : pourquoi en a-t-on et que faire ?
Que faire après l’inventaire ?
Identifier et contrôler les écarts de stock 🔍
Il faut désormais comparer : Stock théorique – Stock physique = Écart d’inventaire.
Prenons un exemple très simple ! Votre WMS indique 150 unités d’une référence, mais l’équipe n’en compte physiquement que 147. Vous avez donc un écart de stock de 3 unités. Avant de corriger immédiatement la quantité informatique, il est intéressant de comprendre pourquoi cet écart existe.
Recompter les références présentant des anomalies 📑
Un écart important mérite généralement un second contrôle. Le recomptage permet de vérifier qu’il ne s’agit pas simplement :
- D’une erreur de comptage ;
- D’un article rangé au mauvais emplacement ;
- D’un produit compté deux fois ;
- D’un mouvement non enregistré ;
- D’une confusion entre deux références ;
- D’un problème lié à un lot ou un numéro de série.
Les systèmes de gestion d’inventaire permettent justement de rapprocher les quantités physiques des quantités attendues, puis de traiter les différences constatées.
Analyser les causes plutôt que simplement corriger les chiffres 💡
Corriger un écart règle le problème dans le logiciel, mais comprendre son origine permet d’éviter qu’il se reproduise. Si une même référence présente régulièrement des différences, il peut être utile d’analyser son parcours dans l’entrepôt : réception, mise en stock, transfert, préparation, conditionnement ou expédition. Cette analyse transforme l’inventaire en véritable outil d’amélioration continue.
Un WMS peut-il faciliter la préparation d’un inventaire ?
Un WMS (Warehouse Management System) permet de tracer les mouvements réalisés dans l’entrepôt et de maintenir une vision structurée des stocks et de leurs emplacements. Avec Satelix WMS, les opérations terrain sont enregistrées au fur et à mesure : réception, mise en stock, déplacement, préparation ou encore expédition.
👉 Cette traçabilité permet de disposer d’un stock informatique plus fiable et de simplifier les contrôles lors des inventaires.
Satelix WMS peut notamment accompagner les entreprises pour :
- Structurer les emplacements de stockage ;
- Identifier les produits grâce aux codes-barres ;
- Enregistrer les mouvements depuis des terminaux mobiles ;
- Gérer la traçabilité des lots et numéros de série lorsque nécessaire ;
- Faciliter les opérations d’inventaire ;
- Transmettre les informations de stock avec l’ERP connecté.
Les 7 étapes à retenir pour bien préparer son inventaire
Pour résumer, préparer son inventaire de stock repose sur sept grandes étapes :
- Définir le périmètre et les références à inventorier.
- Ranger l’entrepôt et identifier clairement les emplacements.
- Régulariser les mouvements de stock en attente.
- Organiser les équipes et répartir les zones de comptage.
- Préparer les outils : listes, scanners, terminaux mobiles ou WMS.
- Compter méthodiquement les produits et enregistrer les quantités constatées.
- Contrôler et analyser les écarts avant de mettre à jour le stock.
Votre prochain inventaire pourrait être plus simple, grâce à Satelix WMS !
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