Comment faire un inventaire sans bloquer son entrepôt ?

Réaliser un inventaire est indispensable pour contrôler les quantités réellement disponibles et disposer d’une vision fiable de son stock. Mais dans un entrepôt en activité, suspendre les réceptions, les préparations et les expéditions peut rapidement devenir contraignant. Alors, comment faire un inventaire sans bloquer son entrepôt ? La réponse à toutes vos questions se trouvent dans cet article…

Peut-on faire un inventaire sans arrêter l’entrepôt ?

Aussi étonnant que ça puisse être : oui. Mais à condition de ne pas laisser les opérations se poursuivre exactement comme un jour ordinaire.

Faire un inventaire sans bloquer son entrepôt ne signifie pas compter les produits pendant que les palettes circulent librement entre les allées. En réalité, l’objectif est plutôt de limiter l’immobilisation aux zones ou aux références concernées, tout en maintenant les opérations prioritaires dans le reste du bâtiment. Et pour ce faire, plusieurs organisations sont possibles :

• compter l’entrepôt zone par zone ;
• planifier les comptages pendant les périodes les plus calmes ;
• réaliser un inventaire tournant tout au long de l’année ;
• geler temporairement certains emplacements ;
• continuer les mouvements urgents en les traçant précisément.

Certains systèmes de gestion permettent également de bloquer les mouvements sur un périmètre défini ou de figer le stock théorique servant de référence au comptage. Avec un WMS (Warehouse Management System) comme Satelix WMS, cette organisation devient plus facile à piloter. Les équipes disposent d’un cadre commun pour identifier les emplacements, enregistrer les quantités et suivre les opérations réalisées sur le terrain.

Pourquoi un inventaire peut-il perturber l’activité logistique ?

Un inventaire physique consiste à compter les quantités réellement présentes dans l’entrepôt, puis à les rapprocher des données enregistrées dans le système de gestion. En France, le Code de commerce prévoit que les commerçants contrôlent, par inventaire, l’existence et la valeur des éléments actifs et passifs de leur patrimoine au moins une fois par an.

🔗 Lire aussi : Différentes méthodes d’inventaire adaptées à votre entreprise

Sur le papier, l’opération paraît simple. Dans la réalité, les stocks continuent d’évoluer :

• une réception ajoute des marchandises ;
• une préparation retire des produits ;
• un transfert modifie leur emplacement ;
• un retour peut réintégrer le stock ;
• un produit peut passer en quarantaine ou en contrôle qualité.

Lorsque ces mouvements ont lieu pendant le comptage, les équipes doivent être capables de déterminer s’ils ont été réalisés avant ou après le relevé. C’est précisément ce qui rend l’inventaire délicat dans un entrepôt en activité : arrêter tous les flux simplifie la photographie du stock, mais peut retarder les commandes clients et créer, par conséquent, un surplus d’activité au moment de la reprise.

👉 La préparation doit donc répondre à deux objectifs : obtenir une vision cohérente du stock à un instant T et maintenir les opérations réellement indispensables.

Comment faire un inventaire sans bloquer son entrepôt ?

La continuité d’activité dépend moins de la vitesse de comptage que de la qualité de l’organisation mise en place en amont. Voici les principales étapes à suivre.

Définir précisément le périmètre de l’inventaire 📏

Avant de commencer, il faut déterminer ce qui sera réellement compté. L’inventaire peut porter sur l’ensemble de l’entrepôt ou une zone, un dépôt, une famille de produits, une sélection de références, des emplacements précis et des produits à forte valeur ou à forte rotation… Ce périmètre doit être suffisamment précis pour organiser les équipes, estimer la durée de l’opération et identifier les flux qui devront être suspendus.

Choisir une période adaptée à l’activité 📆

Même lorsque l’entrepôt reste ouvert, tous les créneaux ne se valent pas. Il est préférable de programmer les comptages :

• avant le lancement des préparations ;
• après la dernière vague d’expédition ;
• entre deux réceptions importantes ;
• pendant une période de faible activité ;
• en dehors des pics saisonniers ;
• lorsque les volumes présents sont plus faibles.

Les références très sollicitées peuvent être comptées juste avant le démarrage d’une vague de préparation. De l’autre côté, les zones plus calmes peuvent être traitées pendant les horaires habituels.

👉 L’objectif n’est pas nécessairement de réaliser tout l’inventaire le soir ou le week-end.

Découper l’entrepôt en zones de comptage 📍

Le zonage est l’un des leviers les plus efficaces pour éviter une fermeture complète. Le principe consiste à diviser l’entrepôt en périmètres distincts : allées, rayonnages, niveaux, emplacements, zones de picking, réserves, quais… Chaque zone reçoit ensuite un statut clair :

• à inventorier ;
• en cours de comptage ;
• en attente de contrôle ;
• validée ;
• de nouveau accessible.

Pendant qu’une équipe compte une zone, les autres espaces peuvent continuer à fonctionner. Mais que cette organisation soit réellement efficace, les emplacements doivent être identifiés de façon cohérente dans l’entrepôt et dans le système informatique. Les équipes logistiques doivent pouvoir savoir rapidement quelles zones sont disponibles et quelles zones restent temporairement bloquées.

C’est ici qu’un WMS fait toute la différence. Avec Satelix WMS, la gestion des emplacements, la lecture des codes-barres et la remontée des informations dans l’ERP permettent aux opérateurs de travailler à partir de données fiables.

🔗 Pour aller plus loin : WMS et inventaire : avant / après, le comparatif essentiel

Geler uniquement les emplacements concernés 🧊

Geler une zone consiste à suspendre temporairement les mouvements susceptibles de modifier le stock pendant le comptage. Ce gel peut porter sur une zone complète, un emplacement, une référence, un lot ou un type de stock. Il n’est donc pas toujours nécessaire de rendre indisponible l’intégralité du dépôt.

Une procédure doit toutefois être prévue pour les demandes urgentes, telles que :

• Qui peut autoriser le mouvement ?
• Comment doit-il être enregistré ?
• Le produit a-t-il déjà été compté ?
• Faut-il corriger ou recommencer le relevé ?
• À quel moment la zone peut-elle être libérée ?

Encadrer les mouvements qui doivent continuer 🔁

Malgré tout, certaines opérations ne peuvent pas attendre : une commande prioritaire à expédier, une livraison attendue ou urgente… Ces mouvements peuvent être maintenus, mais ils doivent rester exceptionnels et parfaitement tracés. Pour chacun d’eux, il est possible d’enregistrer la référence, la quantité, l’emplacement d’origine et de destination, l’heure du mouvement, l’opérateur, etc.

Un produit retiré d’un emplacement déjà compté ne doit pas être traité de la même manière qu’un produit déplacé avant le passage de l’équipe. Avec un WMS  connecté au terrain, ces informations sont enregistrées au moment de l’action. Satelix WMS permet notamment d’enregistrer les entrées, les sorties et les transferts à partir de terminaux mobiles, puis de transmettre les informations utiles à l’ERP.

Préparer les emplacements avant le jour j 🧹

Un inventaire fluide commence bien avant le premier comptage ! Les équipes ne doivent pas perdre du temps à identifier une palette, déplacer des cartons ou chercher à comprendre à quel stock appartient un produit. Alors, avant l’inventaire, mieux vaut vérifier quelques points :

• chaque emplacement possède une identification lisible ;
• les articles sont rangés dans les zones prévues ;
• les unités de conditionnement sont connues ;
• les palettes entamées sont accessibles ;
• les produits en transit sont identifiés ;
• les retours sont isolés ;
• les produits non conformes disposent d’un statut clair ;
• les marchandises en attente de réception sont séparées du stock disponible.

Cette préparation permet également de simplifier le parcours des opérateurs. Le comptage suit une logique définie, sans allers-retours inutiles. Par ailleurs, un WMS ne remplace pas le rangement physique de l’entrepôt. Il permet de vérifier que les produits et les emplacements observés sur le terrain correspondent bien à ceux attendus dans le système.

Compter à l’aide de terminaux mobiles 📱

Les feuilles papier restent utilisables, mais elles ajoutent souvent une étape de ressaisie avant de pouvoir exploiter les résultats. Avec un WMS sur terminal mobile, l’opérateur scanne la zone, l’emplacement, l’article, le lot ou le numéro de série, renseigne la quantité… Pour les équipes, le parcours devient plus simple : scanner, compter et valider (et le tour est joué).

🔗 Lire aussi : Excel VS WMS : qui gagne la bataille des inventaires ?

L’inventaire tournant permet-il d’éviter l’arrêt de l’entrepôt ?

L’inventaire tournant permet de contrôler régulièrement une partie du stock au lieu de tout compter en une seule fois. L’entreprise répartit les références en plusieurs groupes et définit une fréquence de comptage pour chacun. Les équipes vérifient ainsi plus souvent les produits les plus importants ou les plus sollicités que les références à faible rotation.

Cette méthode répartit les comptages tout au long de l’année et permet aux équipes de traiter des volumes plus limités. Elles interviennent uniquement dans certaines zones, sans perturber l’activité quotidienne.

Comment choisir les références à compter ?

On définie la fréquence selon plusieurs critères :

• la valeur des produits ;
• leur fréquence de rotation ;
• leur caractère critique pour l’activité ;
• leur saisonnalité ;
• leur emplacement ;
• leur facilité de remplacement ;
• les besoins de contrôle propres à l’entreprise.

En ce sens, il n’est pas nécessaire de commencer avec une classification complexe. Une PME peut très bien d’abord sélectionner quelques familles stratégiques, organiser un calendrier simple et ajuster progressivement les fréquences. Dans cette logique, un WMS comme Satelix devient un véritable outil de pilotage : il permet de structurer les campagnes, de guider les comptages et de conserver l’historique des opérations réalisées.

Un inventaire plus simple à piloter avec Satelix WMS

Vous l’aurez compris : pendant l’inventaire, un WMS permet de relier les comptages réalisés sur le terrain aux données de gestion. Les opérateurs peuvent identifier les zones et les emplacements, scanner les articles, enregistrer les quantités et suivre les éventuels mouvements maintenus pendant l’opération. Le WMS centralise ensuite les résultats et les synchronise avec l’ERP. Cette automatisation limite les ressaisies et facilite le rapprochement entre le stock réel et le stock théorique.

Avec Satelix WMS, les équipes terrain disposent d’un outil simple et facile d’utilisation. Mais le mieux, c’est encore de découvrir toutes ses fonctionnalités 👇

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BONUS : la checklist spéciale inventaire 📋

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